Weitere spannende Initiativen warten auf uns im Jahr 2022. Wir freuen uns, viele weitere tolle Ideen realisieren zu können! Ich bedanke mich beim Stiftungsrat für die Unterstützung unserer Kernaktivitäten ebenso wie für die stetige Aufmunterung, neue Wege einzuschlagen. Dadurch sind wir in der Lage, uns als innovatives und modernes Zentrum zu profilieren. Mein Dank gilt ausserdem der gesamten Belegschaft. «Danke, dass ihr alle – auch jenseits der Routinearbeit – so engagiert mitmacht, positiv gestimmt und stets offen für Neues seid.»

PD. Dr. med. Laura Infanti
Stv. Chefärztin, Stv. Geschäftsführerin

Beim Blutspendezentrum beider Basel hat Corona auch 2021 Spuren hinterlassen: Die allgemeine Verunsicherung und weniger Firmenspenden (wegen Home-Office) führten zu einer leichten Abnahme der Spenderzahlen. Andererseits verzeichneten wir eine grosse Solidarität vieler Spenderinnen und Spender, wodurch wir in der Lage waren, die Blutversorgung in der Region, auch in Kooperation mit dem Blutspendedienst Aargau/ Solothurn, jederzeit sicherzustellen.

Nicht nur die Spenderzahlen gingen vorübergehend zurück, sondern auch der Bedarf der umliegenden Spitäler an Erythrozyten- und vor allem Thrombozytenkonzentraten. Letzteres war insbesondere dem Umstand geschuldet, dass coronabedingt weniger Knochenmarktransplantationen durchgeführt wurden. Dies führte im Blutspendezentrum kurzzeitig zu geringeren Einnahmen, die aber bis zum Jahresende weitgehend kompensiert werden konnten. Das Berichtsjahr schliesst mit einem positiven Ergebnis. Dies ist insofern von besonderer Bedeutung, als im Jahr 2022 die Arbeiten für die Einführung des neuen IT-Systems anstehen, die mit einem erheblichen finanziellen Aufwand verbunden sind.

Zu den zentralen Anliegen des Stiftungsrats gehört die Optimierung der Prozesse im Bereich Anmeldung und Blutentnahme. Hier gibt es gemäss einer Analyse im Rahmen des sogenannten «LEAN»-Projekts (siehe Beitrag von Roberto Sperduto auf Seite 9) ein deutliches Verbesserungspotenzial. Der Stiftungsrat hat die entsprechenden finanziellen Mittel zur Umsetzung des Projekts gesprochen. Von diesen Massnahmen sollen insbesondere die Spenderinnen und Spender profitieren – unter anderem durch eine Vereinfachung der Anmeldung und kürzere Wartezeiten.

Im Namen des Stiftungsrats spreche ich dem ganzen Team des Blutspendezentrums für seinen grossen Einsatz unter schwierigen Umständen meinen herzlichen Dank aus!

Prof. Dr. med. Christian Ludwig
Präsident Stiftungsrat

Verbrauch

Kevin (29, Informatikstudent) hätte beinahe seine Mutter durch einen Verkehrsunfall verloren. Sie hatte aufgrund der Verletzungen viel Blut verloren. Um ihr Leben zu retten, mussten ihr das Ärzteteam 2 Liter Blut transfundieren. Diese einschneidende Erfahrung hat Kevin zum Blutspender werden lassen. Für seine erste Blutspende hat Kevin telefonisch einen Termin mit dem Blutspendezentrum vereinbart und ist dort pünktlich zum vereinbarten Termin erschienen. Bei der Anmeldung angelangt, musste Kevin feststellen, dass ihm bereits vier andere Spender*innen zuvorgekommen waren und eine Warteschlange vor der Anmeldung bildeten. Eine Viertelstunde später war er an der Reihe. Die vier Personen vor ihm waren als Spontanspender*innen ohne Terminvereinbarung erschienen.

An der Anmeldung erfuhr Kevin, dass er zuerst einen Gesundheitsfragebogen ausfüllen musste, bevor er sich definitiv anmelden konnte. Weitere 12 Minuten später ging er mit dem ausgefüllten Fragebogen wieder zur Anmeldung. Vor ihm stand aber eine neu hinzugestossene Spenderin, die das Personal in ein Gespräch verwickelte, das 4 Minuten dauerte. 31 Minuten nach dem vereinbarten Termin konnte man Kevin nun endlich als Spender aufnehmen. Direkt hinter ihm warteten bereits zwei neue Spender*innen. Sein Fragebogen wurde nochmals von einer medizinischen Praxisassistentinnen geprüft. Bei zwei seiner Antworten brauchte sie genauere Informationen. Für Kevin war diese Situation etwas unangenehm, weil die Abklärungen seinen Gesundheitszustand und weitere intime Themen betrafen. Nach 3 Minuten durfte er ins Register, wo seine Spendetauglichkeit nach ersten medizinischen Checks geprüft wurde. Es vergingen weitere 3 Minuten, bis Kevin auf der Spenderliege lag. Er wurde mit der Nadel gestochen, und nach 15 Minuten und 450 ml Blutspende durfte er sich in der Cafeteria verköstigen lassen.

31 Minuten nach dem vereinbarten Termin konnte man Kevin als Spender aufnehmen. Direkt hinter ihm warteten bereits zwei neue Spender*innen.

Eine Spenderjourney sollte im Idealfall 18 Minuten dauern.

Kevins Spenderjourney dauerte ohne Aufenthalt in der Cafeteria 68 Minuten. Wir nennen diese 68 Minuten Durchlaufzeit. Und im Wissen, dass diese im besten Fall 18 Minuten dauern könnte, sind wir uns einig, dass Kevins Journey zu lange war. Zudem beklagte sich Kevin im Nachgang über die Tatsache, dass er von Spender*innen ohne Termin übergangen worden war, über den Digitalisierungsrückstand und über fehlende Diskretion bei der Anmeldung. Auch vom Personal des Blutspendezentrums werden diese Momente als hektisch und unangenehm empfunden. Der Stresspegel ist hoch.

Die Durchlaufzeit und die negativen Rückmeldungen spiegeln nichts anderes als den Grad der Fluss- und Ressourceneffizienz (oder eben -ineffizienz) der Spenderjourney. Der Aufholbedarf in beiden Kategorien ist offensichtlich. Wie können wir die Durchlaufzeit verkürzen, die Digitalisierung vorantreiben und die nötige Diskretion gewährleisten? Wie können wir die Zufriedenheit sowohl unserer Besucher*innen wie auch des Personals erhöhen und gleichzeitig ressourcenschonend arbeiten? Um diese Fragen zu beantworten, haben wir auf die Expertise der Implement Consulting Group gesetzt und unser Lean- Projekt ins Leben gerufen, aufgeteilt in ein Vorprojekt und in ein Umsetzungsprojekt. Das Vorprojekt bestand im Wesentlichen aus Workshops. Darin wurden verschiedene nach Themen sortierte Arbeitspakete analysiert, auseinanderdividiert und wieder zusammengeknetet mit dem Ziel, die Fluss- und die Ressourceneffizienz zu verbessern und dadurch die Zufriedenheit aller Beteiligten zu erhöhen. Die Arbeitsgruppen wurden heterogen, sprich interdisziplinär, zusammengesetzt, um Objektivität und Ideenvielfalt zu ermöglichen. Folgende Arbeitspakete standen im Fokus:

• Erhöhung der Planbarkeit
• Effizienter Prozessfluss
• Flussorientiertes Layout der Anmeldung und des Entnahmeraums
• Optimierung Fragebogen
• Verbesserung des Spendeerlebnisses
• Optimierung der mobilen Spendeaktionen
• Verbesserung der Teamzusammenarbeit

Pandemiebedingt mussten viele Workshops virtuell vollzogen werden. Dabei hat sich das Workshop-Tool Miro sehr bewährt. Auch weniger technikaffine Mitarbeitende fanden sich nach kurzer Zeit gut zurecht und fanden Spass an dieser Form der Zusammenarbeit. Die meisten von ihnen kamen zum ersten Mal mit den Arbeitsmethoden aus Lean- und Change-Management in Berührung. Wertstromanalyse, Root-Cause-Analyse, Team Health Check und Umsetzungssprints sind einige der Werkzeuge, die wir uns für die Definition der Umsetzungspakete zunutze gemacht haben.

Das Vorprojekt allein hat acht Monate gedauert. Acht Monate, in denen angeregt und intensiv analysiert, diskutiert und kreiert wurde, bis die definitiven Pakete für das Umsetzungsprojekt feststanden. Die Pandemie hat uns nicht etwa aufgehalten in diesem Prozess. Sie hat im Gegenteil bei Digitalisierungsfragen und der konkreten Umsetzung von Sofortmassnahmen sogar für Aufwind gesorgt. Um uns die kontinuierliche Verbesserung der Abläufe als Modus Operandi einzuverleiben, wurden auch altbekannte und bewährte Arbeitsmethoden aus der Lean-Philosophie (Huddle, Kaizen) eingeführt.

Hier in Basel können wir nun das neue Zeitalter der
Blutspende einläuten.

Aktuell befinden wir uns mitten im Umsetzungsprojekt. Grosse Schritte wurden bereits getan wie der Umbau der Anmeldezone oder die Einführung des Ticketsystems, um den gewünschten Prozessfluss zu erreichen. Bis Mitte 2022 wollen wir das Projekt abschliessen und das neue Zeitalter der Blutspende einläuten. Weitere grosse Schritte stehen noch an, etwa die Entwicklung einer Smartphone-App für Blutspender*innen. All diese Massnahmen sollen zu einer erheblichen Verbesserung führen. Vor allem im Sinne der Spender*innen. Wir sind überzeugt, dass wir mit diesen Investitionen die gewünschten Effekte erzielen werden, und bleiben dran.